Job description

URAIAN PEKERJAAN


Job Title: Resepsionis
Pengawas: Sebagai Sutradara


 
Posisi Ringkasan:

   Posisi ini bertanggung jawab untuk mengelola profesional dan efisien pengunjung, konsumen, panggilan telepon dan pesan, serta berbagai tugas-tugas administrasi yang mendukung layanan konsumen, informasi dan rujukan dan operasi dan presentasi kantor profesional.
   FLSA Status: Non-Dibebaskan
   Pengawas Tanggung Jawab: Tidak ada

 
Fungsi Esensial dan Tanggung Jawab:

  1. Memastikan keberadaan pengetahuan staf dan memelihara prosedur sign-in/sign-out akurat dan lengkap untuk-situs staf dan konsumen.
  2. Memberitahukan supervisor, dalam waktu 30 menit dari waktu mulai harian, tentang ketidakhadiran staf / penundaan; update dan menginformasikan resepsionis lain (s) dari informasi yang sama dan terkait.
  3. Segera, akurat, profesional dan sopan menerima 100% dari semua panggilan telepon dan pengunjung.
  4. Segera, akurat, profesional dan sopan menilai 100% dari panggilan yang diterima / pertanyaan dan mengarahkan dan / atau catatan dan pesan relay.
  5. Mahir menggunakan semua fitur dari sistem telepon dan voice mail.
  6. Membantu konsumen / staf / sukarelawan / pengunjung taman baik di lokasi kantor utama.
  7. Ketika bertugas, memastikan penerimaan stasiun dikelola 100% dari waktu.
  8. Memelihara pengetahuan tentang peraturan saat ini dan layanan pos yang sering digunakan oleh organisasi.
  9. Menyiapkan dan proses 100% dari surat keluar untuk menyertakan: akurat beratnya, pengkodean, menyortir, prangko pembubuhan, benar menangani, dan surat penerimaan mempersiapkan bersertifikat / semalam / kembali.
  10. Seperti yang diarahkan, tepat waktu mengirimkan surat ke kantor pos.
  11. Membuka dan terbaca dan tepat perangko, sebagaimana berlaku, surat dikirimkan dan macam ke dalam folder yang tepat untuk distribusi.
  12. Tanda untuk pengiriman bila perlu dan memberitahu penerima.
  13. Mencetak laporan bulanan dari sistem pengiriman pada akhir hari kerja terakhir dari bulan dan menyampaikan laporan untuk individu yang ditunjuk.
  14. Memastikan sistem perangko adalah operasional dan membuat pengawas dan fiskal informasi kebutuhan ongkos kirim.
  15. Diperlukan, panggilan Pitney Bowes untuk memperbarui keseimbangan perangko dan mendapatkan update untuk perangkat lunak perangko mesin.
  16. Update Program Bantuan Medis Transportasi (MATP) unggul pelacakan spreadsheet dengan data yang masuk dari bentuk penggantian konsumen perjalanan.
  17. Menjaga spreadsheet excel untuk Pangan Darurat Program Bantuan Sementara (TEFAP) penerima.
  18. Mengumpulkan menolak sehari-hari di daerah kantor umum; membuang sampah di luar wadah limbah.
  19. Memastikan koran, plastik, kaleng dan kaca dipersiapkan untuk daur ulang.
  20. Memastikan dapur / peralatan dapur dan kamar mandi disimpan rapi, bersih dan penuh dengan perlengkapan yang sesuai.
  21. Seperti diperlukan, menginformasikan atasan di muka sebagai untuk memasok kebutuhan dan jika kantor / dapur peralatan tidak berfungsi dengan baik.
  22. Memastikan bahwa area umum dilengkapi dengan peralatan kantor yang diperlukan.
  23. Menjamin 100% dari konsumen menerima Penilaian Kebutuhan dan bentuk-bentuk Survey dan seperti yang diminta, MATP bentuk; memastikan bentuk kosong yang tersedia dan dapat dibaca.
  24. Penilaian penghitungan bulanan selesai Kebutuhan dan bentuk Survey dan menyampaikan laporan untuk individu diarahkan selambat-lambatnya pada tanggal 5 bulan berikutnya.
  25. Mempertahankan pengetahuan menyeluruh dan sesuai dengan organisasi / proyek kebijakan, peraturan dan prosedur.
  26. Terus atasan langsung baik-informasi kegiatan, hasil usaha dan masalah yang diidentifikasi / masalah potensial; merekomendasikan tindakan korektif untuk atasan langsung.
  27. Menghormati kerahasiaan dalam mendiskusikan peserta / konsumen, staf, relawan dan masalah organisasi.
  28. Menjaga kerahasiaan informasi organisasi dan personil terkait fiskal.
  29. Melakukan tugas-tugas kantor rutin yang diperlukan untuk operasi dan presentasi dari kantor profesional seperti yang diamati oleh pengawas.
  30. Mahir menggunakan Aset Masyarakat PA (CAPA) situs web untuk memberikan informasi dan rujukan.
  31. Diperlukan, membantu dengan tugas-tugas administrasi untuk memasukkan mengetik, pengarsipan, proofreading, pemeliharaan log layanan dan entri data.
  32. Pameran perhatian yang tulus untuk peserta dan selalu melakukan diri sendiri secara tepat dan profesional.
  33. Mengembangkan dan memelihara pengetahuan yang komprehensif sumber daya masyarakat; menyediakan informasi, rujukan dan tindak lanjut.
  34. Memastikan semua asupan konsumen (ORS) entri data untuk proyek ditugaskan / kantor dilakukan secara akurat dan tepat waktu.
  35. Laporan untuk bekerja secara teratur dan tepat waktu.
  36. Membantu dalam tugas-tugas lain yang diperlukan dan terarah.
 
 
Kompetensi umum yang disyaratkan:


Intelektual: Organisasi:

 menunjukkan perhatian terhadap detail melestarikan sumber daya organisasi
 mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah secara tepat waktu menunjukkan rasa hormat dan kepekaan terhadap perbedaan budaya
 mengumpulkan dan menganalisis informasi terampil mempromosikan lingkungan bebas pelecehan
 mengembangkan alternatif solusi memperlakukan orang dengan hormat
 menggunakan alasan, bahkan ketika berhadapan dengan topik emosional berusaha untuk keunggulan pribadi dan organisasi
 menilai kekuatan dan kelemahan sendiri mengilhami kepercayaan dari orang lain
 menampilkan kritis / berpikir kreatif bekerja secara etis dan dengan integritas
 memiliki keahlian yang diperlukan untuk menyelesaikan semua tugas berikut kebijakan dan prosedur
 mencari perbaikan diri menyelesaikan tugas dengan benar dan tepat waktu
 belajar keterampilan baru untuk meningkatkan kinerja pekerjaan mendukung tujuan organisasi, nilai-nilai, dan kebijakan

Interpersonal: Manajemen Diri:

 berusaha untuk perbaikan terus menerus dan memohon umpan balik pelanggan untuk meningkatkan layanan menyelesaikan tugas tepat waktu atau memberitahu orang yang tepat dengan rencana alternatif
 respon yang tepat waktu atas permintaan informasi, layanan, dan bantuan mengamati prosedur keselamatan dan keamanan; laporan kondisi tidak aman
 menjaga kerahasiaan kesediaan menampilkan untuk membuat keputusan
 menunjukkan langkah-langkah sikap positif dan produktif diri terhadap standar keunggulan
 menampilkan kontrol diri dan menjaga emosi terkendali, bahkan di bawah tekanan mengikuti instruksi dan merespon arah manajemen
 tetap terbuka untuk ide-ide orang lain dan mencoba hal-hal baru menggunakan peralatan dan bahan sesuai dengan kebijakan
 berbicara dengan jelas, mendengarkan dan mendapatkan klarifikasi mengambil tanggung jawab atas tindakan sendiri
 pameran objektivitas dan keterbukaan terhadap pandangan orang lain memprioritaskan dan rencana aktivitas kerja
 mampu membaca dan menafsirkan informasi tertulis mengelola tuntutan bersaing; menggunakan waktu secara efektif
 menulis dengan jelas, akurat, dan ringkas secara konsisten bekerja dan tepat waktu

Kepemimpinan:

 mencari cara untuk memperbaiki dan meningkatkan kualitas; membuat rekomendasi untuk perbaikan mampu menghadapi perubahan sering, penundaan, atau kejadian tak terduga
 model peran positif; pameran kepercayaan pada diri dan orang lain menerima tanggung jawab; berikut atau melebihi standar organisasi
 menunjukkan akurasi dan ketelitian menggunakan sumber daya secara efektif dan efisien
 mengajarkan, pelatih, mengilhami, mentor, memberdayakan orang lain mengantisipasi dan rencana sesuai
 penalaran pameran suara dan akurat penilaian dan logis bekerja untuk memperbaiki tim dan iklim organisasi
 
 
Kualifikasi:

Lisensi Khusus dan / atau Sertifikat:
 
 Tidak ada
 
Pendidikan dan / atau Pengalaman:
 
 Sekolah tinggi diploma atau gelar pendidikan umum (GED), atau satu sampai tiga bulan terkait pengalaman dan / atau pelatihan; atau kombinasi setara pendidikan dan pengalaman.
 
Keterampilan Komputer:
 
Untuk melakukan pekerjaan ini berhasil, seseorang harus memiliki pengetahuan tentang: Internet Explorer, Microsoft Excel, Microsoft Outlook, Microsoft Word; OmniForm; Windows Operating System.
 
Lain Keterampilan dan Kualifikasi:
 
   Kemampuan untuk membaca dan memahami instruksi sederhana, korespondensi singkat, dan memo. Kemampuan untuk menulis korespondensi sederhana. Kemampuan untuk informasi secara efektif hadir dalam situasi kelompok satu-satu dan kecil untuk pelanggan, klien, dan karyawan lain dalam organisasi.
   Kemampuan untuk menambah, mengurangi, mengalikan, dan membagi di semua unit ukuran, dengan menggunakan bilangan bulat, pecahan umum, dan desimal. Kemampuan untuk menghitung tingkat, rasio, dan persen dan untuk menggambar dan menginterpretasikan grafik batang.
   Kemampuan untuk menerapkan pemahaman akal sehat untuk melaksanakan rinci namun tidak terlibat tertulis atau instruksi lisan. Kemampuan untuk menangani masalah yang melibatkan beberapa variabel kongkrit dalam situasi standar.

 
Tuntutan fisik:

Tuntutan fisik yang digambarkan di sini adalah wakil dari orang-orang yang harus dipenuhi oleh seorang karyawan untuk berhasil melakukan fungsi-fungsi penting dari pekerjaan ini. Akomodasi yang wajar dapat dibuat untuk memungkinkan individu penyandang cacat untuk melakukan fungsi-fungsi penting.

   Sambil melakukan tugas pekerjaan ini, karyawan sering diperlukan untuk berdiri. Karyawan sering diperlukan untuk berjalan. Karyawan secara teratur diperlukan untuk duduk. Karyawan secara teratur diperlukan untuk menggunakan jari tangan untuk, menangani, atau merasa. Karyawan kadang-kadang diperlukan untuk mencapai dengan tangan dan lengan. Karyawan kadang-kadang diperlukan untuk memanjat atau keseimbangan. Karyawan kadang-kadang diperlukan untuk membungkuk, berlutut, berjongkok, atau merangkak. Karyawan secara teratur diperlukan untuk berbicara atau mendengar. Karyawan kadang-kadang diperlukan untuk rasa atau bau.
   Karyawan sering harus mengangkat dan / atau memindahkan sampai dengan £ 10 dan kadang-kadang mengangkat dan / atau memindahkan sampai 50 lbs.
   Kemampuan visi spesifik dibutuhkan oleh pekerjaan ini meliputi visi dekat, jarak penglihatan, penglihatan warna, visi perifer, persepsi kedalaman, kemampuan untuk menyesuaikan fokus.
 
 

Rencana Strategis dan Operasional

Pengertian Perencanaan Strategis

Perencanaan strategis perusahaan adalah suatu rencana jangka panjang yang bersifat

menyeluruh, memberikan rumusan ke mana perusahaan akan diarahkan, dan

bagaimana sumberdaya dialokasikan untuk mencapai tujuan selama jangka waktu

tertentu dalam berbagai kemungkinan keadaan lingkungan.

Perencanaan Strategic (Strategic Plans) juga merupakan suatu proses pemilihan

tujuan-tujuan organisasi, penentuan strategi, kebijaksanaan, program-program

strategi yang diperlukan untuk tujuan-tujuan tersebut.

Ada 3 ( tiga ) alasan yang menunjukkan pentingnya Perencanaan Strategis :

1. Perencanaan strategic memberikan kerangka dasar dalam mana semua bentukbentuk

perencanaan lainnya yang harus di ambil.

2. Pemahaman terhadap perencanaan strategic akan mempermudah pemahaman

bentuk-bentuk perencaaan lainnya.

3. Pemahaman terhadap perencanaan strategic akan mempermudah pemahaman

bentuk-bentuk perencaaan lainnya.

Dengan adanya perencanaan strategis ini maka konsepsi perusahaan menjadi jelas

sehingga akan memudahkan dalam memformulasikan sasaran serta rencana-rencana

lain dan dapat mengarahkan sumber-sumber organisasi secara efektif. Sehingga

dapat dikatakan bahwa perencanaan strategi dapat menentukan keberhasilan

organisasi atau perusahaan, hal ini disebabkan karena:

1. Perencanaan strategi merupakan tipe perencanaan yang terpenting

2. Melakukan perencanaan strategi berarti menetapkan misi organisasi secara jelas

3. Perencanaan strategi memungkinkan manajer mempersiapkan diri terhadap

kemungkinan terjadinya perubahan pada lingkungan organisasinya

Perencanaan strategis tidak mengenal standar baku, dan prosesnya mempunyai

variasi

yang tidak terbatas. Tiap penerapan perlu merancang variasinya sendiri sesuai

kebutuhan,situasi dan kondisi setempat.

MANFAAT DAN PERANAN RENCANA STRATEGIS

v  Menentukan batasan usaha/bisnis. Memilih fokus bidang usaha yang akan dikembangkan yang didasarkan pada semua lapisan manajemen.

v  Memberikan arah perusahaan. Menentuan batasan usaha dan arah perusahaan merupakan dua sisi dari satu mata uang yang sama yang mendasari atau dihasilkan. Kedua hal itu merupakan dasar penyusunan prioritas tindakan dan kebijakan perusahaan dalam menghadapi perubahan lingkungan.

v  Mengarahkan dan membentuk kultur perusahaan. Rencana strategis menunjang pengarahan dan pembentukan budaya perusahaan lewat proses interaksi, tawar-menawar, atau komunikasi timbal-balik.

v  Menjaga kebijakan yang taat asas dan sesuai.

v  Menjaga fleksibilitas dan stabilitas operasi.

v  Memudahkan penyusunan rencana kegiatan dan anggaran tahunan.

PENDEKATAN ATAU METODE PENYUSUNAN

RENCANA STRATEGIS

Pendekatan ini dapat dikategorikan ke dalam dua kelompok berdasarkan lingkup dan titik bahasan di satu pihak dan penekanan pada proses atau hasil di lain pihak. Pada pengelompokan pertama, menurut Porter, terdapat pendekatan klasik berhadapan dengan pendekatan non-klasik. Kemudian, pada kelompok kedua terdapat pendekatan keperilakuan berhadapan dengan pendekatan administratif.

1.      Pendekatan Klasik

Pendekatan klasik diperkenalkan oleh Porter untuk membedakan umum dengan pendekatannya sendiri. Dalam analisis lingkungan dimasukkan semua faktor lingkungan usaha, baik yang langsung maupun tidak langsung, sehingga bersifat global.

Pendekatan ini relatif mudah karena dua hal: informasi yang disyaratkan bersifat global dan teknik yang digunakan sederhana.

2.      Pendekatan Non-Klasik

Pendekatan non-klasik atau pendekatan Porter ini menitikberatkan pada analisis posisi persaingan, sehingga hanya lingkungan langsung perusahaan yang relevan. Pendekatan ini mensyaratkan informasi yang cukup tentang pihak dalam lingkungan persaingan tersebut. Hasilnya spesifik tentang strategi perusahaan yang dipilih.

3.      Pendekatan Administratif

Fokus pendekatan ini adalah dokumen resmi rencana strategis yang memenuhi syarat yang berisi arah dan strategi perusahaan. Pendekatan ini kurang memperhatikan faktor komitmen dan berbagai tingkat dan bidang manajemen.

4.      Pendekatan Keperilakuan

Bertentangan dengan pendekatan administratif. Penekanan pendekatan ini adalah manfaat utama dari suatu rencana strategis bukan pada hasil berupa dokumen resmi, melainkan pada komitmen, kesepakatan, tingkah laku yang dihasilkan dari proses penyusunan dokumen.

TAHAP DAN KERANGKA PENYUSUNAN

RENCANA STRATEGIS

v  Perumusan misi perusahaan;

v  Analisis keunggulan, kelemahan, kesempatan dan ancaman (SWOT);

v  Penentuan arah, sasaran dan strategi;

v  Identifikasi program dan proyeksi keuangan.

PERENCANAAN OPERASIONAL

Perencanaan operasional adalah bagian dari rencana kerja strategis. Ini menggambarkan cara-cara jangka pendek mencapai tonggak dan menjelaskan bagaimana, atau apa sebagian, rencana strategis akan dimasukkan ke dalam operasi selama periode operasional yang diberikan, dalam kasus aplikasi komersial, satu tahun fiskal atau istilah lain anggaran yang diberikan. Rencana operasional adalah dasar untuk, dan pembenaran dari sebuah permintaan anggaran operasi tahunan. Oleh karena itu, rencana strategis lima tahun akan membutuhkan lima (5) rencana operasional didanai oleh lima anggaran operasional.
Rencana operasional harus menetapkan kegiatan dan anggaran untuk setiap bagian organisasi untuk 1 berikutnya - 3 tahun. Mereka menghubungkan rencana strategis dengan kegiatan organisasi akan memberikan dan sumber daya yang diperlukan untuk membebaskan mereka.
Rencana operasional menarik langsung dari rencana lembaga dan program strategis untuk menjelaskan misi lembaga dan program dan tujuan, tujuan program, dan kegiatan program. Seperti rencana strategis, rencana operasional alamat empat pertanyaan:

    Dimana kita sekarang?
    Kemana kita ingin menjadi?
    Bagaimana kita sampai di sana?
    Bagaimana kita mengukur kemajuan kita?

OP adalah baik yang pertama dan langkah terakhir dalam mempersiapkan permintaan anggaran operasional. Sebagai langkah pertama, OP menyediakan rencana untuk alokasi sumber daya; sebagai langkah terakhir, OP dapat dimodifikasi untuk mencerminkan perubahan kebijakan atau keputusan keuangan yang dibuat selama proses pengembangan anggaran.
Rencana operasional harus disiapkan oleh orang-orang yang akan terlibat dalam implementasi. Sering kali ada kebutuhan untuk lintas departemen yang signifikan dialog sebagai rencana yang dibuat oleh satu bagian organisasi pasti memiliki implikasi untuk bagian lain.
Rencana operasional harus memuat:

    tujuan yang jelas
    kegiatan yang akan disampaikan
    standar mutu
    hasil yang diinginkan
    staf dan sumber daya persyaratan
    jadwal pelaksanaan
    proses untuk memantau kemajuan.


Rencana operasional adalah bagian ketiga dari menyelesaikan Rencana Strategis Anda. Ini mendefinisikan bagaimana Anda akan beroperasi dalam praktek untuk melaksanakan tindakan Anda dan rencana pemantauan - apa kebutuhan kapasitas Anda, bagaimana Anda akan terlibat sumber daya, bagaimana Anda akan menghadapi risiko, dan bagaimana Anda akan memastikan keberlanjutan pencapaian proyek.
Rencana Operasional biasanya tidak ada sebagai satu rencana mandiri tunggal, melainkan komponen kunci yang terintegrasi dengan bagian lain dari Rencana Strategis keseluruhan.
Komponen kunci dari Rencana Operasional lengkap termasuk analisis atau diskusi dari:

• Persyaratan Kapasitas Manusia dan Lain-lain - Kapasitas manusia dan keterampilan yang diperlukan untuk melaksanakan proyek Anda, dan sumber-sumber Anda saat ini dan potensi sumber daya tersebut. Juga, kapasitas lain kebutuhan yang diperlukan untuk mengimplementasikan proyek Anda (seperti sistem internal, struktur manajemen, mitra terlibat dan NOS Jaringan dan PO, dan kerangka kerja hukum yang mendukung).
• Persyaratan Keuangan - Dana yang diperlukan untuk melaksanakan proyek Anda, sumber-sumber Anda saat ini dan potensi dana, dan sumber daya Anda yang paling kritis dan kesenjangan pendanaan.
• Penilaian Risiko dan Strategi Mitigasi - Apa resiko yang ada dan bagaimana mereka dapat diatasi.
• Perkiraan Proyek Masa Hidup, Keberlanjutan, dan Strategi Keluar - Berapa lama proyek Anda akan bertahan, kapan dan bagaimana Anda akan keluar dari proyek Anda (jika itu layak dilakukan), dan bagaimana Anda akan memastikan kesinambungan prestasi proyek Anda.

Definition of Strategic Planning
Corporate strategic planning is a long-term plans that are
thorough, giving formula to which companies are directed, and
how resources are allocated to achieve the objectives for the period
specified in a variety of possible circumstances.
Strategic Planning (Strategic Plans) is also a selection process
organizational goals, determining strategies, policies, programs
strategies needed for such purposes.
There are 3 (three) reasons that show the importance of Strategic Planning:
1. Strategic Planning provides the basic framework within which all other forms of planning that must be taken.
2. Understanding of strategic planning will facilitate the understanding of other forms of planning is.
3. Understanding of strategic planning will facilitate the understanding of other forms of planning is.
Given this strategic planning will be a clear conception of the company
so it will facilitate in formulating objectives and plans
another and can direct organizational resources effectively. so that
can be said that strategic planning can determine the success
organization or company, this is because:
1. Strategic planning is the most important type of planning
2. Conduct strategic planning means setting a clear organizational mission
3. Strategic planning enables managers to prepare for
the possibility of changes in environmental organizations
Strategic planning does not know the standard, and the process has
variation
is not limited. Each application needs to devise their own variations according
needs, circumstances and local conditions.

BENEFITS AND THE ROLE OF STRATEGIC PLAN
 Determine the limits of business / business. Selecting the focus area of ​​business that will be developed based on all layers of management.

 Provide direction of the company. Menentuan business boundaries and direction of the company are two sides of same coin which underlies or produced. Secondly it is the basis of priority setting corporate policy and action in the face of environmental change.

 Directing and shaping corporate culture. Strategic plan to support the direction and the formation of corporate culture through a process of interaction, bargaining, or reciprocal communication.

 Maintain a consistent policy and appropriate.

 Maintain flexibility and stability operations.

 Facilitate the preparation of the annual activity plan and budget.


OR METHOD OF MAKING APPROACH
STRATEGIC PLAN

This approach can be categorized into two groups based on the scope and point of discussion on the one hand and the emphasis on process or outcome on the other. In the first grouping, according to Porter, there is a classical approach to dealing with non-classical approach. Then, in the second group there are behavioral approach to dealing with the administrative approach.

1. Classical Approach
The classical approach was introduced by Porter to distinguish common with their own approach. In the environmental analysis included all factors of business environment, either directly or indirectly, so it is global.

This approach is relatively easy because of two things: the information required is global and simple techniques used.

2. Non-Classical Approach
Non-classical approach or the approach focuses on the analysis of Porter's competitive position, so that only the immediate environment of the relevant companies. This approach requires that sufficient information about the parties in the competitive environment. Results are specific about the strategies selected companies.

3. Administrative Approach
The focus of this approach is an official document of strategic plans containing qualified direction and corporate strategy. This approach is less attention to factors and varying levels of commitment and management areas.

4. Behavioral Approach
Contrary to the administrative approach. The emphasis of this approach are the main benefits of a strategic plan rather than on the results of official documents, but on the commitments, agreements, behaviors resulting from the process of drafting the document.


STAGE AND FRAMEWORK ARRANGEMENT
STRATEGIC PLAN

 Formulation of the company's mission;
 Analysis of advantages, weaknesses, opportunities and threats (SWOT);
 Determination of the direction, objectives and strategies;
 Identify the programs and financial projections.

OPERASIONAL PLANNING

Operational planning is a subset of strategic work plan. It describes short-term ways of achieving milestones and explains how, or what portion of, a strategic plan will be put into operation during a given operational period, in the case of commercial application, a fiscal year or another given budgetary term. An operational plan is the basis for, and justification of an annual operating budget request. Therefore, a five-year strategic plan would need five(5) operational plans funded by five operating budgets.

Operational plans should establish the activities and budgets for each part of the organisation for the next 1 – 3 years. They link the strategic plan with the activities the organization will deliver and the resources required to deliver them.

An operational plan draws directly from agency and program strategic plans to describe agency and program missions and goals, program objectives, and program activities. Like a strategic plan, an operational plan addresses four questions:

• Where are we now?
• Where do we want to be?
• How do we get there?
• How do we measure our progress?

The OP is both the first and the last step in preparing an operating budget request. As the first step, the OP provides a plan for resource allocation; as the last step, the OP may be modified to reflect policy decisions or financial changes made during the budget development process.

Operational plans should be prepared by the people who will be involved in implementation. There is often a need for significant cross-departmental dialogue as plans created by one part of the organisation inevitably have implications for other parts.

Operational plans should contain:

• clear objectives
• activities to be delivered
• quality standards
• desired outcomes
• staffing and resource requirements
• implementation timetables
• a process for monitoring progress.

Operational Plan is the third part of your completed Strategic Plan. It defines how you will operate in practice to implement your action and monitoring plans – what your capacity needs are, how you will engage resources, how you will deal with risks, and how you will ensure sustainability of the project’s achievements.

An Operational Plan does not normally exist as one single standalone plan; rather the key components are integrated with the other parts of the overall Strategic Plan.

The key components of a complete Operational Plan include analyses or discussions of:

• Human and Other Capacity Requirements – The human capacity and skills required to implement your project, and your current and potential sources of these resources. Also, other capacity needs required to implement your project (such as internal systems, management structures, engaged partners and Network NOs and POs, and a supportive legal framework).

• Financial Requirements – The funding required to implement your project, your current and potential sources of these funds, and your most critical resource and funding gaps.

• Risk Assessment and Mitigation Strategy – What risks exist and how they can be addressed.

• Estimate of Project Lifespan, Sustainability, and Exit Strategy – How long your project will last, when and how you will exit your project (if feasible to do so), and how you will ensure sustainability of your project’s achievements.