BUGE TOURS AND TRAVEL
Jl. Cut Meutia No.224 Tlp/Fax (0643) 21421 Banda Aceh
Banda Aceh, 09 November 2011
Reservation Departement
Hermes Hotel
Jl.Long Bata No.24 Banda Aceh
Dear Sir/Mam,
I would like to book 11 rooms for 17 person. On book 20 December 2011for six night, they will come to your hotel at for 07.00 pm by bus, so please make sure that the rooms are ready on that time. Because they will be very tried after one day travelling for the billing instruction, my company will pay for the rooms only and another consumptions will be personal account and special request smooking room, swimming pool and mini bar.
For the rooming list will be sent to your hotel by fax after receiving your confirmation about this reservation. So please send your confirmation as soon as possible. Thank you very much .
My best regard,
Buge Temas Miko
Manager of Buge Tours and Travel.
BUGE TOURS AND TRAVEL
Jl. Cut Meutia No.224 Tlp/Fax (0643) 21421 Banda Aceh
Banda Aceh, 09 November 2011
This is the rooming list :
1. Mrs. Andini sari and Mr. Irfanerus
2. Mrs. Aisyah and Mr. Sandi Atmaja
3. Mrs. Sulistiyawati and Mr. Rahmat
4. Mrs. Diana and Mr. Rahman
5. Mrs. Noviyanti and Mr. Hamdani
6. Mr. Agung Mulyadi and Mrs. Wahdini
7. Mrs. Musdalifah
8. Mr. Aldi Andana
9. Mrs. Susanti
10. Mr. widi Gundari
11. Mr.Abdan Syakura
Tugas Front Office
1. Istilah-Istilah Yang Terkait Dengan Bagian Reservasi
· Blocking rooms
Mengalokasikan kamar-kamar pada rak kamar dengan suatu tanda/slip, bahwa kamar tersebut tidak dapat dijual kepada orang lain sampai pada batas waktu tertentu.
· Booking/reservation
Reservasi kamar yang dilakukan oleh calon tamu beberapa waktu sebelum kedatangannya dengan cara, lewat telepon, faksimile, e-mail, ataupun datang langsung.
· An affiliate reservationSebuah
jaringan pemesanan kamar untuk hotel yang memiliki mata rantai bisnis, seperti Sheraton Hotel, Hilton Hotel, Hyatt Hotel, The Ritz Carlton Hotel ,Inter Continental Hotel, dan lain-lain.
· An non-affiliate reservation
Jaringan pemesanan kamar yang tidak terikat pada mata rantai hotel.
· Blocking card/slip
Sebuah tanda yang di tempat pada rak kamar sebagai bukti bahwa kamar-kamar yang telah diberi tanda/kode sudah dipesan (reservasi) oleh tamu.
· Cancellation
Pembatalan yang dilakukan oleh pihak pemesan, bahwa mereka tidak jadi mempergunakan fasilitas hotel. Hal tersebut dilakukan sebelum waktu check- in tiba.Biasanya hal ini akan dikenakan biaya dengan jumlah tertentu.
· Cancellation number
Nomor/kode pembatalan pemesanan yang diberikan oleh pihak hotel kepada pihak pemesan.
· Alternative Reservation
Reservasi dengan status confirm yang diberikan kepada penumpang sebagai alternatif penerbangan.
· Duplicate Reservation
Dua pembukuan atau lebih yang dibuat oleh seseorang atau beberapa penumpang yang sama, sedangkan penumpang tersebut hanya dapat menggunakan salah satu dari reservasi tersebut.
· Local Reservation
Reservasi yang dibuat oleh penumpang setempat baik melalui kantor penjualan setempat, travel agent, maupun penerbangan lainnya di wilayah yang sama.
2. Standar Operasi Prosedur Pemesanan Kamar Tamu
· Pemesanan kamar untuk tamu individu.
Agar dapat memberikan pelayanan yang baik dan cepat maka petugas pemesanan kamar harus selalu siap dan mengetahui data-data secara cepat :
- Dapat atau tidaknya permintaan pesanan itu diterima.
- Catatan dan kumpulan informasi tamu yang diperlukan.
- Pengadaan alokasi khusus apabila ada permintaan kamar secara khusus.
Penulisan pemesanan kamar
Setiap penulisan nama tamu dalam pemesanan kamar harus dilakukan dengan baik, cara penulisan dan ejaan harus betul. Hal ini penting untuk memudahkan informasi, baik kepada tamu maupun bagian penerimaan atau receptionist. Tata cara penulisan nama tamu sangat penting untuk diketahui, karena kesalahan penulisan nama akan dapat berakibat fatal dan menimbulkan image yang kurang baik bagi si tamu. Oleh karena itu , slip informasi pada rak haruslah disusun berdasarkan abjad (alphabetical), yang didahului dengan nama akhir (surename) baru kemudian diikuti dengan nama depan (initial)
Pencatatan Data Pemesanan Kamar
Bila pengisian formulir pemesanan kamar telah selesai secara lengkap maka data-data tersebut dimasukkan ke dalam buku reservasi. Selanjutnya, data atas jumlah atau jenis kamar dicatat pada tabel (reservation chart bentuk board atau bentuk buku yang besar). Dan kartu pemesanan kamar tersebut kemudian diarsipkan, sesuai dengan hari ataupun tanggal kedatangannya. Catatan : Ada beberapa hotel yang menggunakan slip pemesanan kamar (reservation slip). Setelah ditulis dengan lengkap, slip tersebut dimasukkan (diselipkan) pada reservation rack (rak pemesanan kamar).
· Pemesanan kamar untuk tamu rombongan.
- Lihat catatan yang ada pada " Log Book ", apabila ada pesan-pesan yang harus diselesaikan dari manajemen, tamu atau Receptionist sebelumnya.
- Teliti / check formulir-formulir yang akan digunakan. Apabila tidak mencukupi segera membuat " Store Requisition ".
- Lihat situasi kamar pada " Room Status Report / Rack ".Periksa jumlah kamar yang bisa dijual, jumlah kamar yang akan diisi pada hari ini, jumlah kamar yang rusak yang dan jumlah kamar yang akan "Check Out".
- Lihat daftar nama-nama tamu yang akan tiba pada hari ini pada " Today Expected Arrival " dan " Group ".
- Lakukan " Blocking " kamar-kamar untuk tamu yang akan tiba hari ini. Baik "VIP" , "Individual" maupun "Group" dan catat nomor-nomor kamar pada " Expected Arrival List ".
- Kirimkan "Expected Arrival List"
- Original : Housekeeping
- Ist copy : File
- Buat "VIP Treatment Order Form" rangkap 3 (tiga)
- Original : F & B Departemen (Food & Beverages Order) / Housekeeping (Flower Order)
- Ist Copy : Cost Control
- 2nd Copy : File Catatan : VIP TR Order Form. Dibuat apabila ada permohonan dari manajemen.
- Buat " Rooming List " apabila ada " Group " akan tiba hari ini, siapkan kunci kamar, isi "Guest Card" dan masukkan ke dalam amplop.
- Periksa " Housekeeping Report " yang diterima dengan " Room Status Report/Rack ".Dan " Discrepancy Report " apabila terjadi perbedaan pada Status Kamar.
· Pemesanan kamar untuk tamu VIP.
LANGKAH KEGIATAN
1. Greeting, offer helping.
2. Asking the guest request
3. Checking the available of room
4. Asking for the name, if we have known that he / she is VIP guest, not necessary to ask their details, because we have had the details already and also the request of the guests. It is done to make the process be faster. So they will satisfy more.
5. Repeat the reservation, to make sure that there is not mistake.
6. Closing the process by saying thank you, hoping for the coming.
Buat "VIP Treatment Order Form" rangkap 3 (tiga)
- Original : F & B Departemen (Food & Beverages Order) / Housekeeping (Flower Order)
- Ist Copy : Cost Control
- 2nd Copy : File Catatan : VIP TR Order Form. Dibuat apabila ada permohonan dari manajemen.
· Pembatalan pemesanan kamar (cancelation of reservation)
Adalah terjadinya pembatalan terhadap pemesanan kamar yang telah dilakukan sebelum waktu kedatangannya di hotel, kemudian hotel akan memberikan kode/nomer pembatalan reservasi kepada tamu sebagai bukti bahwa telah terjadi pembatalan. Di beberapa hotel yang tingkat hunian kamarnya tinggi akan menetapkaan peraturan jika pembatalan kamar terjadi setelah jam 18.00 maka advance payment for reservation akan dipotong 50%. Jika terjadi pembatalan pemesanan kamar, maka petugas reservasi akan melakukan hal sebagai berikut:
a. Mengambil data pemesanan kamar yang telah dilakukan
b. Menanyakan alasan pembatalan kamar serta mengisi formulir pembatalan dengan lengkap
c. Mencoret slip pemesanan kamar
d. Hapus data pada tabel pemesanan kamar
e. Simpan kembali pada arsip
Referensi :
0 comments:
Posting Komentar