URAIAN PEKERJAAN
Job Title: Resepsionis
Pengawas: Sebagai Sutradara
Posisi Ringkasan:
Posisi ini bertanggung jawab untuk mengelola profesional dan efisien pengunjung, konsumen, panggilan telepon dan pesan, serta berbagai tugas-tugas administrasi yang mendukung layanan konsumen, informasi dan rujukan dan operasi dan presentasi kantor profesional.
FLSA Status: Non-Dibebaskan
Pengawas Tanggung Jawab: Tidak ada
Fungsi Esensial dan Tanggung Jawab:
1. Memastikan keberadaan pengetahuan staf dan memelihara prosedur sign-in/sign-out akurat dan lengkap untuk-situs staf dan konsumen.
2. Memberitahukan supervisor, dalam waktu 30 menit dari waktu mulai harian, tentang ketidakhadiran staf / penundaan; update dan menginformasikan resepsionis lain (s) dari informasi yang sama dan terkait.
3. Segera, akurat, profesional dan sopan menerima 100% dari semua panggilan telepon dan pengunjung.
4. Segera, akurat, profesional dan sopan menilai 100% dari panggilan yang diterima / pertanyaan dan mengarahkan dan / atau catatan dan pesan relay.
5. Mahir menggunakan semua fitur dari sistem telepon dan voice mail.
6. Membantu konsumen / staf / sukarelawan / pengunjung taman baik di lokasi kantor utama.
7. Ketika bertugas, memastikan penerimaan stasiun dikelola 100% dari waktu.
8. Memelihara pengetahuan tentang peraturan saat ini dan layanan pos yang sering digunakan oleh organisasi.
9. Menyiapkan dan proses 100% dari surat keluar untuk menyertakan: akurat beratnya, pengkodean, menyortir, prangko pembubuhan, benar menangani, dan surat penerimaan mempersiapkan bersertifikat / semalam / kembali.
10. Seperti yang diarahkan, tepat waktu mengirimkan surat ke kantor pos.
11. Membuka dan terbaca dan tepat perangko, sebagaimana berlaku, surat dikirimkan dan macam ke dalam folder yang tepat untuk distribusi.
12. Tanda untuk pengiriman bila perlu dan memberitahu penerima.
13. Mencetak laporan bulanan dari sistem pengiriman pada akhir hari kerja terakhir dari bulan dan menyampaikan laporan untuk individu yang ditunjuk.
14. Memastikan sistem perangko adalah operasional dan membuat pengawas dan fiskal informasi kebutuhan ongkos kirim.
15. Diperlukan, panggilan Pitney Bowes untuk memperbarui keseimbangan perangko dan mendapatkan update untuk perangkat lunak perangko mesin.
16. Update Program Bantuan Medis Transportasi (MATP) unggul pelacakan spreadsheet dengan data yang masuk dari bentuk penggantian konsumen perjalanan.
17. Menjaga spreadsheet excel untuk Pangan Darurat Program Bantuan Sementara (TEFAP) penerima.
18. Mengumpulkan menolak sehari-hari di daerah kantor umum; membuang sampah di luar wadah limbah.
19. Memastikan koran, plastik, kaleng dan kaca dipersiapkan untuk daur ulang.
20. Memastikan dapur / peralatan dapur dan kamar mandi disimpan rapi, bersih dan penuh dengan perlengkapan yang sesuai.
21. Seperti diperlukan, menginformasikan atasan di muka sebagai untuk memasok kebutuhan dan jika kantor / dapur peralatan tidak berfungsi dengan baik.
22. Memastikan bahwa area umum dilengkapi dengan peralatan kantor yang diperlukan.
23. Menjamin 100% dari konsumen menerima Penilaian Kebutuhan dan bentuk-bentuk Survey dan seperti yang diminta, MATP bentuk; memastikan bentuk kosong yang tersedia dan dapat dibaca.
24. Penilaian penghitungan bulanan selesai Kebutuhan dan bentuk Survey dan menyampaikan laporan untuk individu diarahkan selambat-lambatnya pada tanggal 5 bulan berikutnya.
25. Mempertahankan pengetahuan menyeluruh dan sesuai dengan organisasi / proyek kebijakan, peraturan dan prosedur.
26. Terus atasan langsung baik-informasi kegiatan, hasil usaha dan masalah yang diidentifikasi / masalah potensial; merekomendasikan tindakan korektif untuk atasan langsung.
27. Menghormati kerahasiaan dalam mendiskusikan peserta / konsumen, staf, relawan dan masalah organisasi.
28. Menjaga kerahasiaan informasi organisasi dan personil terkait fiskal.
29. Melakukan tugas-tugas kantor rutin yang diperlukan untuk operasi dan presentasi dari kantor profesional seperti yang diamati oleh pengawas.
30. Mahir menggunakan Aset Masyarakat PA (CAPA) situs web untuk memberikan informasi dan rujukan.
31. Diperlukan, membantu dengan tugas-tugas administrasi untuk memasukkan mengetik, pengarsipan, proofreading, pemeliharaan log layanan dan entri data.
32. Pameran perhatian yang tulus untuk peserta dan selalu melakukan diri sendiri secara tepat dan profesional.
33. Mengembangkan dan memelihara pengetahuan yang komprehensif sumber daya masyarakat; menyediakan informasi, rujukan dan tindak lanjut.
34. Memastikan semua asupan konsumen (ORS) entri data untuk proyek ditugaskan / kantor dilakukan secara akurat dan tepat waktu.
35. Laporan untuk bekerja secara teratur dan tepat waktu.
36. Membantu dalam tugas-tugas lain yang diperlukan dan terarah.
Kompetensi umum yang disyaratkan:
Intelektual: Organisasi:
menunjukkan perhatian terhadap detail melestarikan sumber daya organisasi
mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah secara tepat waktu menunjukkan rasa hormat dan kepekaan terhadap perbedaan budaya
mengumpulkan dan menganalisis informasi terampil mempromosikan lingkungan bebas pelecehan
mengembangkan alternatif solusi memperlakukan orang dengan hormat
menggunakan alasan, bahkan ketika berhadapan dengan topik emosional berusaha untuk keunggulan pribadi dan organisasi
menilai kekuatan dan kelemahan sendiri mengilhami kepercayaan dari orang lain
menampilkan kritis / berpikir kreatif bekerja secara etis dan dengan integritas
memiliki keahlian yang diperlukan untuk menyelesaikan semua tugas berikut kebijakan dan prosedur
mencari perbaikan diri menyelesaikan tugas dengan benar dan tepat waktu
belajar keterampilan baru untuk meningkatkan kinerja pekerjaan mendukung tujuan organisasi, nilai-nilai, dan kebijakan
Interpersonal: Manajemen Diri:
berusaha untuk perbaikan terus menerus dan memohon umpan balik pelanggan untuk meningkatkan layanan menyelesaikan tugas tepat waktu atau memberitahu orang yang tepat dengan rencana alternatif
respon yang tepat waktu atas permintaan informasi, layanan, dan bantuan mengamati prosedur keselamatan dan keamanan; laporan kondisi tidak aman
menjaga kerahasiaan kesediaan menampilkan untuk membuat keputusan
menunjukkan langkah-langkah sikap positif dan produktif diri terhadap standar keunggulan
menampilkan kontrol diri dan menjaga emosi terkendali, bahkan di bawah tekanan mengikuti instruksi dan merespon arah manajemen
tetap terbuka untuk ide-ide orang lain dan mencoba hal-hal baru menggunakan peralatan dan bahan sesuai dengan kebijakan
berbicara dengan jelas, mendengarkan dan mendapatkan klarifikasi mengambil tanggung jawab atas tindakan sendiri
pameran objektivitas dan keterbukaan terhadap pandangan orang lain memprioritaskan dan rencana aktivitas kerja
mampu membaca dan menafsirkan informasi tertulis mengelola tuntutan bersaing; menggunakan waktu secara efektif
menulis dengan jelas, akurat, dan ringkas secara konsisten bekerja dan tepat waktu
Kepemimpinan:
mencari cara untuk memperbaiki dan meningkatkan kualitas; membuat rekomendasi untuk perbaikan mampu menghadapi perubahan sering, penundaan, atau kejadian tak terduga
model peran positif; pameran kepercayaan pada diri dan orang lain menerima tanggung jawab; berikut atau melebihi standar organisasi
menunjukkan akurasi dan ketelitian menggunakan sumber daya secara efektif dan efisien
mengajarkan, pelatih, mengilhami, mentor, memberdayakan orang lain mengantisipasi dan rencana sesuai
penalaran pameran suara dan akurat penilaian dan logis bekerja untuk memperbaiki tim dan iklim organisasi
Kualifikasi:
Lisensi Khusus dan / atau Sertifikat:
Tidak ada
Pendidikan dan / atau Pengalaman:
Sekolah tinggi diploma atau gelar pendidikan umum (GED), atau satu sampai tiga bulan terkait pengalaman dan / atau pelatihan; atau kombinasi setara pendidikan dan pengalaman.
Keterampilan Komputer:
Untuk melakukan pekerjaan ini berhasil, seseorang harus memiliki pengetahuan tentang: Internet Explorer, Microsoft Excel, Microsoft Outlook, Microsoft Word; OmniForm; Windows Operating System.
Lain Keterampilan dan Kualifikasi:
Kemampuan untuk membaca dan memahami instruksi sederhana, korespondensi singkat, dan memo. Kemampuan untuk menulis korespondensi sederhana. Kemampuan untuk informasi secara efektif hadir dalam situasi kelompok satu-satu dan kecil untuk pelanggan, klien, dan karyawan lain dalam organisasi.
Kemampuan untuk menambah, mengurangi, mengalikan, dan membagi di semua unit ukuran, dengan menggunakan bilangan bulat, pecahan umum, dan desimal. Kemampuan untuk menghitung tingkat, rasio, dan persen dan untuk menggambar dan menginterpretasikan grafik batang.
Kemampuan untuk menerapkan pemahaman akal sehat untuk melaksanakan rinci namun tidak terlibat tertulis atau instruksi lisan. Kemampuan untuk menangani masalah yang melibatkan beberapa variabel kongkrit dalam situasi standar.
Tuntutan fisik:
Tuntutan fisik yang digambarkan di sini adalah wakil dari orang-orang yang harus dipenuhi oleh seorang karyawan untuk berhasil melakukan fungsi-fungsi penting dari pekerjaan ini. Akomodasi yang wajar dapat dibuat untuk memungkinkan individu penyandang cacat untuk melakukan fungsi-fungsi penting.
Sambil melakukan tugas pekerjaan ini, karyawan sering diperlukan untuk berdiri. Karyawan sering diperlukan untuk berjalan. Karyawan secara teratur diperlukan untuk duduk. Karyawan secara teratur diperlukan untuk menggunakan jari tangan untuk, menangani, atau merasa. Karyawan kadang-kadang diperlukan untuk mencapai dengan tangan dan lengan. Karyawan kadang-kadang diperlukan untuk memanjat atau keseimbangan. Karyawan kadang-kadang diperlukan untuk membungkuk, berlutut, berjongkok, atau merangkak. Karyawan secara teratur diperlukan untuk berbicara atau mendengar. Karyawan kadang-kadang diperlukan untuk rasa atau bau.
Karyawan sering harus mengangkat dan / atau memindahkan sampai dengan £ 10 dan kadang-kadang mengangkat dan / atau memindahkan sampai 50 lbs.
Kemampuan visi spesifik dibutuhkan oleh pekerjaan ini meliputi visi dekat, jarak penglihatan, penglihatan warna, visi perifer, persepsi kedalaman, kemampuan untuk menyesuaikan fokus.
Job Title: Resepsionis
Pengawas: Sebagai Sutradara
Posisi Ringkasan:
Posisi ini bertanggung jawab untuk mengelola profesional dan efisien pengunjung, konsumen, panggilan telepon dan pesan, serta berbagai tugas-tugas administrasi yang mendukung layanan konsumen, informasi dan rujukan dan operasi dan presentasi kantor profesional.
FLSA Status: Non-Dibebaskan
Pengawas Tanggung Jawab: Tidak ada
Fungsi Esensial dan Tanggung Jawab:
1. Memastikan keberadaan pengetahuan staf dan memelihara prosedur sign-in/sign-out akurat dan lengkap untuk-situs staf dan konsumen.
2. Memberitahukan supervisor, dalam waktu 30 menit dari waktu mulai harian, tentang ketidakhadiran staf / penundaan; update dan menginformasikan resepsionis lain (s) dari informasi yang sama dan terkait.
3. Segera, akurat, profesional dan sopan menerima 100% dari semua panggilan telepon dan pengunjung.
4. Segera, akurat, profesional dan sopan menilai 100% dari panggilan yang diterima / pertanyaan dan mengarahkan dan / atau catatan dan pesan relay.
5. Mahir menggunakan semua fitur dari sistem telepon dan voice mail.
6. Membantu konsumen / staf / sukarelawan / pengunjung taman baik di lokasi kantor utama.
7. Ketika bertugas, memastikan penerimaan stasiun dikelola 100% dari waktu.
8. Memelihara pengetahuan tentang peraturan saat ini dan layanan pos yang sering digunakan oleh organisasi.
9. Menyiapkan dan proses 100% dari surat keluar untuk menyertakan: akurat beratnya, pengkodean, menyortir, prangko pembubuhan, benar menangani, dan surat penerimaan mempersiapkan bersertifikat / semalam / kembali.
10. Seperti yang diarahkan, tepat waktu mengirimkan surat ke kantor pos.
11. Membuka dan terbaca dan tepat perangko, sebagaimana berlaku, surat dikirimkan dan macam ke dalam folder yang tepat untuk distribusi.
12. Tanda untuk pengiriman bila perlu dan memberitahu penerima.
13. Mencetak laporan bulanan dari sistem pengiriman pada akhir hari kerja terakhir dari bulan dan menyampaikan laporan untuk individu yang ditunjuk.
14. Memastikan sistem perangko adalah operasional dan membuat pengawas dan fiskal informasi kebutuhan ongkos kirim.
15. Diperlukan, panggilan Pitney Bowes untuk memperbarui keseimbangan perangko dan mendapatkan update untuk perangkat lunak perangko mesin.
16. Update Program Bantuan Medis Transportasi (MATP) unggul pelacakan spreadsheet dengan data yang masuk dari bentuk penggantian konsumen perjalanan.
17. Menjaga spreadsheet excel untuk Pangan Darurat Program Bantuan Sementara (TEFAP) penerima.
18. Mengumpulkan menolak sehari-hari di daerah kantor umum; membuang sampah di luar wadah limbah.
19. Memastikan koran, plastik, kaleng dan kaca dipersiapkan untuk daur ulang.
20. Memastikan dapur / peralatan dapur dan kamar mandi disimpan rapi, bersih dan penuh dengan perlengkapan yang sesuai.
21. Seperti diperlukan, menginformasikan atasan di muka sebagai untuk memasok kebutuhan dan jika kantor / dapur peralatan tidak berfungsi dengan baik.
22. Memastikan bahwa area umum dilengkapi dengan peralatan kantor yang diperlukan.
23. Menjamin 100% dari konsumen menerima Penilaian Kebutuhan dan bentuk-bentuk Survey dan seperti yang diminta, MATP bentuk; memastikan bentuk kosong yang tersedia dan dapat dibaca.
24. Penilaian penghitungan bulanan selesai Kebutuhan dan bentuk Survey dan menyampaikan laporan untuk individu diarahkan selambat-lambatnya pada tanggal 5 bulan berikutnya.
25. Mempertahankan pengetahuan menyeluruh dan sesuai dengan organisasi / proyek kebijakan, peraturan dan prosedur.
26. Terus atasan langsung baik-informasi kegiatan, hasil usaha dan masalah yang diidentifikasi / masalah potensial; merekomendasikan tindakan korektif untuk atasan langsung.
27. Menghormati kerahasiaan dalam mendiskusikan peserta / konsumen, staf, relawan dan masalah organisasi.
28. Menjaga kerahasiaan informasi organisasi dan personil terkait fiskal.
29. Melakukan tugas-tugas kantor rutin yang diperlukan untuk operasi dan presentasi dari kantor profesional seperti yang diamati oleh pengawas.
30. Mahir menggunakan Aset Masyarakat PA (CAPA) situs web untuk memberikan informasi dan rujukan.
31. Diperlukan, membantu dengan tugas-tugas administrasi untuk memasukkan mengetik, pengarsipan, proofreading, pemeliharaan log layanan dan entri data.
32. Pameran perhatian yang tulus untuk peserta dan selalu melakukan diri sendiri secara tepat dan profesional.
33. Mengembangkan dan memelihara pengetahuan yang komprehensif sumber daya masyarakat; menyediakan informasi, rujukan dan tindak lanjut.
34. Memastikan semua asupan konsumen (ORS) entri data untuk proyek ditugaskan / kantor dilakukan secara akurat dan tepat waktu.
35. Laporan untuk bekerja secara teratur dan tepat waktu.
36. Membantu dalam tugas-tugas lain yang diperlukan dan terarah.
Kompetensi umum yang disyaratkan:
Intelektual: Organisasi:
menunjukkan perhatian terhadap detail melestarikan sumber daya organisasi
mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah secara tepat waktu menunjukkan rasa hormat dan kepekaan terhadap perbedaan budaya
mengumpulkan dan menganalisis informasi terampil mempromosikan lingkungan bebas pelecehan
mengembangkan alternatif solusi memperlakukan orang dengan hormat
menggunakan alasan, bahkan ketika berhadapan dengan topik emosional berusaha untuk keunggulan pribadi dan organisasi
menilai kekuatan dan kelemahan sendiri mengilhami kepercayaan dari orang lain
menampilkan kritis / berpikir kreatif bekerja secara etis dan dengan integritas
memiliki keahlian yang diperlukan untuk menyelesaikan semua tugas berikut kebijakan dan prosedur
mencari perbaikan diri menyelesaikan tugas dengan benar dan tepat waktu
belajar keterampilan baru untuk meningkatkan kinerja pekerjaan mendukung tujuan organisasi, nilai-nilai, dan kebijakan
Interpersonal: Manajemen Diri:
berusaha untuk perbaikan terus menerus dan memohon umpan balik pelanggan untuk meningkatkan layanan menyelesaikan tugas tepat waktu atau memberitahu orang yang tepat dengan rencana alternatif
respon yang tepat waktu atas permintaan informasi, layanan, dan bantuan mengamati prosedur keselamatan dan keamanan; laporan kondisi tidak aman
menjaga kerahasiaan kesediaan menampilkan untuk membuat keputusan
menunjukkan langkah-langkah sikap positif dan produktif diri terhadap standar keunggulan
menampilkan kontrol diri dan menjaga emosi terkendali, bahkan di bawah tekanan mengikuti instruksi dan merespon arah manajemen
tetap terbuka untuk ide-ide orang lain dan mencoba hal-hal baru menggunakan peralatan dan bahan sesuai dengan kebijakan
berbicara dengan jelas, mendengarkan dan mendapatkan klarifikasi mengambil tanggung jawab atas tindakan sendiri
pameran objektivitas dan keterbukaan terhadap pandangan orang lain memprioritaskan dan rencana aktivitas kerja
mampu membaca dan menafsirkan informasi tertulis mengelola tuntutan bersaing; menggunakan waktu secara efektif
menulis dengan jelas, akurat, dan ringkas secara konsisten bekerja dan tepat waktu
Kepemimpinan:
mencari cara untuk memperbaiki dan meningkatkan kualitas; membuat rekomendasi untuk perbaikan mampu menghadapi perubahan sering, penundaan, atau kejadian tak terduga
model peran positif; pameran kepercayaan pada diri dan orang lain menerima tanggung jawab; berikut atau melebihi standar organisasi
menunjukkan akurasi dan ketelitian menggunakan sumber daya secara efektif dan efisien
mengajarkan, pelatih, mengilhami, mentor, memberdayakan orang lain mengantisipasi dan rencana sesuai
penalaran pameran suara dan akurat penilaian dan logis bekerja untuk memperbaiki tim dan iklim organisasi
Kualifikasi:
Lisensi Khusus dan / atau Sertifikat:
Tidak ada
Pendidikan dan / atau Pengalaman:
Sekolah tinggi diploma atau gelar pendidikan umum (GED), atau satu sampai tiga bulan terkait pengalaman dan / atau pelatihan; atau kombinasi setara pendidikan dan pengalaman.
Keterampilan Komputer:
Untuk melakukan pekerjaan ini berhasil, seseorang harus memiliki pengetahuan tentang: Internet Explorer, Microsoft Excel, Microsoft Outlook, Microsoft Word; OmniForm; Windows Operating System.
Lain Keterampilan dan Kualifikasi:
Kemampuan untuk membaca dan memahami instruksi sederhana, korespondensi singkat, dan memo. Kemampuan untuk menulis korespondensi sederhana. Kemampuan untuk informasi secara efektif hadir dalam situasi kelompok satu-satu dan kecil untuk pelanggan, klien, dan karyawan lain dalam organisasi.
Kemampuan untuk menambah, mengurangi, mengalikan, dan membagi di semua unit ukuran, dengan menggunakan bilangan bulat, pecahan umum, dan desimal. Kemampuan untuk menghitung tingkat, rasio, dan persen dan untuk menggambar dan menginterpretasikan grafik batang.
Kemampuan untuk menerapkan pemahaman akal sehat untuk melaksanakan rinci namun tidak terlibat tertulis atau instruksi lisan. Kemampuan untuk menangani masalah yang melibatkan beberapa variabel kongkrit dalam situasi standar.
Tuntutan fisik:
Tuntutan fisik yang digambarkan di sini adalah wakil dari orang-orang yang harus dipenuhi oleh seorang karyawan untuk berhasil melakukan fungsi-fungsi penting dari pekerjaan ini. Akomodasi yang wajar dapat dibuat untuk memungkinkan individu penyandang cacat untuk melakukan fungsi-fungsi penting.
Sambil melakukan tugas pekerjaan ini, karyawan sering diperlukan untuk berdiri. Karyawan sering diperlukan untuk berjalan. Karyawan secara teratur diperlukan untuk duduk. Karyawan secara teratur diperlukan untuk menggunakan jari tangan untuk, menangani, atau merasa. Karyawan kadang-kadang diperlukan untuk mencapai dengan tangan dan lengan. Karyawan kadang-kadang diperlukan untuk memanjat atau keseimbangan. Karyawan kadang-kadang diperlukan untuk membungkuk, berlutut, berjongkok, atau merangkak. Karyawan secara teratur diperlukan untuk berbicara atau mendengar. Karyawan kadang-kadang diperlukan untuk rasa atau bau.
Karyawan sering harus mengangkat dan / atau memindahkan sampai dengan £ 10 dan kadang-kadang mengangkat dan / atau memindahkan sampai 50 lbs.
Kemampuan visi spesifik dibutuhkan oleh pekerjaan ini meliputi visi dekat, jarak penglihatan, penglihatan warna, visi perifer, persepsi kedalaman, kemampuan untuk menyesuaikan fokus.
0 comments:
Posting Komentar